1
Privacyverklaring R.-K. Parochies
In bepaalde situaties is het voor parochies verplicht informatie over verwerking van
persoonsgegevens schriftelijk ter beschikking te stellen. Dit geldt in alle gevallen wanneer personen
(voor het eerst) worden opgenomen in de R.-K. ledenadministratie. In onderstaande situaties moet
bijvoorbeeld aan de betreffende personen een privacyverklaring worden verstrekt (dit kan ook
digitaal, bijvoorbeeld via e-mail):
• Aan ouders van een dopeling bij de aanmelding voor het sacrament van het Doopsel;
• Aan volwassenen bij de registratie van de opname in het catechumenaat;
• Aan de huwelijkskandidaat(aten) indien hij of zij niet is ingeschreven in de
ledenadministratie van de R.-K. Kerk;
• Aan contactpersonen opgenomen in het nabestaanden en/of begraafplaatsregister
(grafrechten) indien de contactpersoon niet is ingeschreven in de ledenadministratie
van de R.-K. Kerk.
• Aan de vrijwilliger, indien de vrijwilliger niet is ingeschreven in de ledenadministratie
van de R.-K. Kerk.
1. Identiteit en contactadres van de gegevensverwerker (= in te vullen door de parochie)
• Naam: R.K. Parochie Onze Lieve Vrouwe Geboorte
• Postadres: Langebuurt 37 1911 AS uitgeest
• E-mail parochiesecretariaat: rkparochieuitgeest@ziggo.nl
2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt door de parochie?
• In het ledenadministratiesysteem staan diverse persoonsgegevens over onze parochianen en
hun eventuele huisgenoten (partner, kinderen) opgenomen, zoals namen en adresgegevens.
In het navolgende worden deze parochianen ook aangeduid als “betrokkenen”.
• In het financieel systeem staan bepaalde financiële gegevens over kerkbijdragen vastgelegd.
• In het parochieblad staan namen en contactgegevens van de pastores en diverse vrijwilligers.
Ook staan er foto’s in van parochieactiviteiten waarop personen herkenbaar kunnen staan
afgebeeld.
• Op de website staan namen en contactgegevens van de pastores en vrijwilligers. Ook staan
op de website foto’s van parochieactiviteiten waarop personen herkenbaar kunnen staan
afgebeeld.
• In de kerkelijke registers staan gegevens genoteerd over de sacramenten (doop, vormsel,
huwelijk, overlijden) die in een van de kerkgebouwen van de parochie zijn voltrokken. Het
gaat daarbij over de datum van uitvoering van het sacrament en de namen van de daarbij
betrokken personen.
• De aard van de opgeslagen persoonsgegevens vindt u in meer detail in artikel 5 van het
Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies 2018.
3. Wat zijn de doeleinden van de parochie voor opslag en gebruik van de persoonsgegevens?
• Te kunnen voldoen aan de administratieve verplichtingen die door het Canonieke Recht
worden gesteld voor de deelname aan het kerkelijk leven of;
• Een doelmatige administratieve organisatie van de parochiële gemeenschap en parochiële
archivering te verzekeren of;
• Te kunnen bijdragen aan het actualiseren van de kerkelijke ledenadministraties en archieven
van andere kerkelijke rechtspersonen (zoals andere parochies) of;
2
• Te dienen als bron voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.
4. Wat zijn de rechtsgronden voor de gegevensverwerking door de parochie?
• Het gerechtvaardigde belang van de parochie bij:
a) het instandhouden van een doelmatige organisatie van de parochiële gemeenschap
door het bijhouden van de ledenadministratie, financiële administratie en kerkelijke
registers;
b) het onderhouden van contact met haar parochianen en
c) het uitoefenen van haar kerkelijke opdracht.
• De uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is;
• De nakoming van een wettelijke verplichting van de burgerlijke (bijvoorbeeld de
belastingdienst) of kerkelijke overheid;
• De toestemming die de betrokkene heeft verleend (bijvoorbeeld door als vrijwilliger toe te
treden tot een werkgroep of zich op te geven als abonnee op het parochieblad of
bijeenkomst van de parochie).
5. Bewaartermijn
• De persoonsgegevens opgeslagen in andere bestanden worden niet langer bewaard dan
nodig is voor het gebruik er van.
• Uitzonderingen zijn gegevens die niet zonder onredelijke inspanning verwijderd kunnen
worden (zoals oude gedrukte nummers van het parochieblad), gegevens die bewaard
moeten worden op grond van een kerkelijk voorschrift (bijvoorbeeld de registratie van
sacramenten in de kerkelijke registers) of in het algemeen belang worden bewaard in het
parochiearchief.
6. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
• Persoonsgegevens worden alleen verstrekt aan (en zijn grotendeels afkomstig van) kerkelijke
instellingen die onderdeel zijn van het R.-K. Kerkgenootschap in Nederland. Voorbeelden
daarvan zijn andere parochies, het bisdom en IPAL (het interdiocesane platform voor de
financiële en ledenadministraties).
• Uitzondering op het voorgaande is het – op verzoek – verstrekken van bepaalde gegevens aan
de Belastingdienst op grond van een wettelijke plicht of een verwerker die door de parochie
is belast met een opdracht (zoals bijvoorbeeld een salarisadministrateur of arbodienst).
7. Beveiliging van de opgeslagen persoonsgegevens
• De beveiligde toegang tot het ledenadministratiesysteem is beperkt tot de
ledenadministrateurs en de leden van het parochiebestuur. Andere personen hebben geen
toegang.
• De beveiligde toegang tot het financieel systeem is beperkt tot de financieel
administrateur(s) en de leden van het parochiebestuur. Andere personen hebben geen
toegang.
• Vrijwilligers kunnen bestanden met persoonsgegevens krijgen voor zover die nodig zijn voor
de uitoefening van hun functie (bijvoorbeeld de verspreiding van het parochieblad of de
uitvoering van de Actie Kerkbalans). Zij vernietigen deze bestanden zodra deze niet langer
nodig zijn.
3
8. Recht op inzage en correctie
• Iedere parochiaan heeft recht op inzage in de over hem/haar opgeslagen persoonsgegevens.
U kunt daarvoor een verzoek indienen, voorzien van identificatie, bij het
parochiesecretariaat. De contactgegevens staan bovenaan deze privacyverklaring vermeld.
• Als u een fout aantreft, kunt u deze doorgeven aan het parochiesecretariaat.
9. Verwijderen van gegevens
• Een verzoek om contactgegevens, financiële of andere algemene persoonsgegevens te
verwijderen kunt u richten aan het parochiesecretariaat. De contactgegevens van het
parochiesecretariaat vindt u bovenaan de privacyverklaring. De ledenadministrateurs of de
leden van het parochiebestuur behandelen uw verzoek.
• Indien u zich wilt uitschrijven als parochiaan vragen wij u de geldende procedure in- en
uitschrijving R.-K. Kerk te volgen. Informatie over deze procedure en het formulier daarvoor
vindt u op de website www.rkkerk.nl. Dit formulier stuurt u naar het parochiesecretariaat. De
contactgegevens van het parochiesecretariaat vindt u bovenaan deze privacyverklaring. De
ledenadministrateurs van de parochie of de leden van het parochiebestuur behandelen uw
verzoek.
10. Klachtrecht
• Verzoeken of klachten m.b.t. de behandeling van persoonsgegevens kunnen door de
betrokkene worden gestuurd aan het parochiebestuur. De contactgegevens vindt u
bovenaan deze privacyverklaring.
• Betrokkene krijgt schriftelijk bericht over het resultaat van het ingediende verzoek of de
ingediende klacht.
• Indien het parochiebestuur het verzoek of de klacht niet of slechts gedeeltelijk honoreert kan
de betrokkene desgewenst een klacht inzake het geschil met de parochie richten aan de
Autoriteit Persoonsgegevens:
Autoriteit Persoonsgegevens
T.a.v. de klachtencoördinator
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG
Op 25 mei 2018 is de nieuwe Europese regelgeving ingegaan: de General Data Protection Regulation (GDPR) of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG bevat regels voor het (automatisch) verwerken van persoonsgegevens.
Deze nieuwe Europese privacywet dwingt ons als kerk tot meer actie en maatregelen wanneer we gegevens over parochianen, vrijwilligers of andere personen vastleggen.
In de katholieke kerk is de ledenadministratie een belangrijk onderdeel. Omdat sprake is van privégegevens moet hier zorgvuldig en volgens de wettelijke regels mee worden omgegaan. Hieronder vindt u informatie over de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zoals van toepassing op de Room-Katholieke Kerk. De volgende voorbeelden illustreren de nieuwe regels.
Bij foto’s: een foto waar een persoon herkenbaar op staat, is een persoonsgegeven. Een parochie mag een dergelijke foto niet zonder toestemming van de betrokkene publiceren in het parochieblad, op de parochiewebsite of publiceren via andere communicatiekanalen van de parochie.
Wat de parochiewebsite betreft: op de parochiewebsite staat algemene informatie over de Eucharistievieringen en andere activiteiten in de parochie. Persoonsgegevens zoals namen van contactpersonen, privé e-mail adressen en telefoonnummers mogen niet zonder toestemming van de betrokkene op de parochiewebsite worden gepubliceerd.
Parochieblad
Een parochieblad dat (gericht) geadresseerd en enkel onder parochianen wordt verspreid, mag persoonsgegevens van parochianen vermelden als deze vermelding noodzakelijk is voor een doelmatige organisatie van de parochiegemeenschap of het onderhouden van contact met haar parochianen.
Als een parochieblad op een openbare plaats wordt neergelegd of op een openbaar gedeelte van de website wordt gepubliceerd, mag het parochieblad geen persoonsgegevens vermelden, tenzij de betrokkene hiervoor vooraf toestemming heeft gegeven. Het publiceren van persoonsgegevens kan in sommige gevallen onder de journalistieke exceptie vallen, wanneer het een uiting is van algemeen maatschappelijk belang die in journalistieke vorm is gegoten. Denk bijvoorbeeld aan een informatief verslag van een bepaalde gebeurtenis in het parochieblad. In dat geval is geen toestemming van de betrokkenen vereist. De journalistieke aard van deze uiting moet per situatie worden bekeken en beoordeeld en worden afgewogen tegen het recht op privacy.
Als een parochie een parochieblad waarop persoonsgegevens worden vermeld op internet wil publiceren, zijn er twee opties:
- Er wordt een geanonimiseerde versie van het parochieblad gemaakt. Dit betekent dat het parochieblad zo wordt aangepast dat persoonsgegevens worden verwijderd of vervangen door een algemeen correspondentieadres van de parochie.
- De betrokkene geeft vooraf toestemming voor de publicatie van zijn of haar persoonsgegevens en de online publicatie daarvan.
In het geval niet aan bovengenoemde voorwaarden wordt voldaan mag het parochieblad niet in het geheel online worden gepubliceerd. Het opnemen van namenlijsten in het parochieblad van dopelingen, communicanten, vormelingen e.d. is alleen toegestaan als de ouders of wettelijke vertegenwoordigers van kinderen (<16 jaar) hiervoor vooraf schriftelijke toestemming aan de parochie hebben gegeven.
E-mail en digitale bestanden
Een privé e-mail adres is een persoonsgegeven. Als de parochie een privé e-mailadres van iemand wil publiceren, is daar toestemming voor nodig.
Uitzenden van audio/video materiaal
De parochie zorgt voor duidelijke en zichtbare borden waarop aangegeven wordt dat er in het kerkgebouwen beeldopnamen plaatsvinden. Met uitzondering van de celebrant(en), misdienaars, acolieten en lectoren worden van individuele personen geen detailopnames gemaakt. De opnames van personen beperken zich tot een overzichtsbeeld van de aanwezigen in de kerk, gefilmd van opzij of ‘op de rug’. Het parochiebestuur informeert misdienaars, acolieten en lectoren over het feit dat opnamen worden gemaakt en zij herkenbaar in beeld komen. Het parochiebestuur dient toestemming van deze betrokkene te hebben. Dit kan in één keer worden vastgelegd tijdens een bijeenkomst. De toestemming geldt dan voor alle keren dat er opnamen worden gemaakt.
Een audio of video-opname van een kind (<16 jaar) mag alleen gemaakt en/of gepubliceerd worden als de parochie hiervoor vooraf schriftelijke toestemming heeft van de ouders of wettelijke vertegenwoordiger(s) van het kind. Deze toestemmingsverklaring wordt door de parochie bewaard.
Begraafplaatsadministratie
De parochie houdt een register bij in de vorm van het ‘Nabestaandenbestand grafrechten’, zoals bedoeld in artikel 5 van het Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies 2018. Persoonsgegevens van nabestaanden en/of contactpersonen voor de registratie van grafrechten worden verwerkt zoals omschreven in het Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies 2018.
Gegevens van overleden personen zijn geen persoonsgegevens in de zin van de AVG. Zorgvuldige en integere omgang met gegevens en/of foto’s van overledenen vraagt niettemin om overleg met de nabestaanden.
De ledenadministratie van de parochie krijgt van de gemeente geen verhuizingen of andere wijzigingen in persoonlijke gegevens aangeleverd. Men is zelf verantwoordelijk voor het doorgeven hiervan als het relevant is voor de administratie. Dat kan door een mailtje, briefje of telefoontje naar het secretariaat.
Het bisdom Haarlem-Amsterdam heeft een App ontwikkeld, genaamd “MIJN RKK“ waarin men zelf de eigen persoonsgegevens kan beheren. Men vindt de App in de App-store; waarschijnlijk vanaf oktober 2018 zal er in onze kerk mee gewerkt kunnen worden.
Op de website van het bisdom Haarlem-Amsterdam staan twee web-adressen waar verdere informatie te vinden is: www.rkk-avg.nl en www.rkkerk.nl/praktische-informatie-voorbisdomparochie/avg .
Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van de Personele Unie van de samenwerkende parochies in Castricum, Heemskerk en Uitgeest van 19 juli 2018,
Deken Ton Cassee Pastoor
Kaleab Masresha Shiferaw