Op 25 mei 2018 is de nieuwe Europese regelgeving ingegaan: de General Data Protection Regulation (GDPR) of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG bevat regels voor het (automatisch) verwerken van persoonsgegevens.
Deze nieuwe Europese privacywet dwingt ons als kerk tot meer actie en maatregelen wanneer we gegevens over parochianen, vrijwilligers of andere personen vastleggen.
In de katholieke kerk is de ledenadministratie een belangrijk onderdeel. Omdat sprake is van privégegevens moet hier zorgvuldig en volgens de wettelijke regels mee worden omgegaan. Hieronder vindt u informatie over de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zoals van toepassing op de Room-Katholieke Kerk. De volgende voorbeelden illustreren de nieuwe regels.
Bij foto’s: een foto waar een persoon herkenbaar op staat, is een persoonsgegeven. Een parochie mag een dergelijke foto niet zonder toestemming van de betrokkene publiceren in het parochieblad, op de parochiewebsite of publiceren via andere communicatiekanalen van de parochie.
Wat de parochiewebsite betreft: op de parochiewebsite staat algemene informatie over de Eucharistievieringen en andere activiteiten in de parochie. Persoonsgegevens zoals namen van contactpersonen, privé e-mail adressen en telefoonnummers mogen niet zonder toestemming van de betrokkene op de parochiewebsite worden gepubliceerd.
Parochieblad
Een parochieblad dat (gericht) geadresseerd en enkel onder parochianen wordt verspreid, mag persoonsgegevens van parochianen vermelden als deze vermelding noodzakelijk is voor een doelmatige organisatie van de parochiegemeenschap of het onderhouden van contact met haar parochianen.
Als een parochieblad op een openbare plaats wordt neergelegd of op een openbaar gedeelte van de website wordt gepubliceerd, mag het parochieblad geen persoonsgegevens vermelden, tenzij de betrokkene hiervoor vooraf toestemming heeft gegeven. Het publiceren van persoonsgegevens kan in sommige gevallen onder de journalistieke exceptie vallen, wanneer het een uiting is van algemeen maatschappelijk belang die in journalistieke vorm is gegoten. Denk bijvoorbeeld aan een informatief verslag van een bepaalde gebeurtenis in het parochieblad. In dat geval is geen toestemming van de betrokkenen vereist. De journalistieke aard van deze uiting moet per situatie worden bekeken en beoordeeld en worden afgewogen tegen het recht op privacy.
Als een parochie een parochieblad waarop persoonsgegevens worden vermeld op internet wil publiceren, zijn er twee opties:
- Er wordt een geanonimiseerde versie van het parochieblad gemaakt. Dit betekent dat het parochieblad zo wordt aangepast dat persoonsgegevens worden verwijderd of vervangen door een algemeen correspondentieadres van de parochie.
- De betrokkene geeft vooraf toestemming voor de publicatie van zijn of haar persoonsgegevens en de online publicatie daarvan.
In het geval niet aan bovengenoemde voorwaarden wordt voldaan mag het parochieblad niet in het geheel online worden gepubliceerd. Het opnemen van namenlijsten in het parochieblad van dopelingen, communicanten, vormelingen e.d. is alleen toegestaan als de ouders of wettelijke vertegenwoordigers van kinderen (<16 jaar) hiervoor vooraf schriftelijke toestemming aan de parochie hebben gegeven.
E-mail en digitale bestanden
Een privé e-mail adres is een persoonsgegeven. Als de parochie een privé e-mailadres van iemand wil publiceren, is daar toestemming voor nodig.
Uitzenden van audio/video materiaal
De parochie zorgt voor duidelijke en zichtbare borden waarop aangegeven wordt dat er in het kerkgebouwen beeldopnamen plaatsvinden. Met uitzondering van de celebrant(en), misdienaars, acolieten en lectoren worden van individuele personen geen detailopnames gemaakt. De opnames van personen beperken zich tot een overzichtsbeeld van de aanwezigen in de kerk, gefilmd van opzij of ‘op de rug’. Het parochiebestuur informeert misdienaars, acolieten en lectoren over het feit dat opnamen worden gemaakt en zij herkenbaar in beeld komen. Het parochiebestuur dient toestemming van deze betrokkene te hebben. Dit kan in één keer worden vastgelegd tijdens een bijeenkomst. De toestemming geldt dan voor alle keren dat er opnamen worden gemaakt.
Een audio of video-opname van een kind (<16 jaar) mag alleen gemaakt en/of gepubliceerd worden als de parochie hiervoor vooraf schriftelijke toestemming heeft van de ouders of wettelijke vertegenwoordiger(s) van het kind. Deze toestemmingsverklaring wordt door de parochie bewaard.
Begraafplaatsadministratie
De parochie houdt een register bij in de vorm van het ‘Nabestaandenbestand grafrechten’, zoals bedoeld in artikel 5 van het Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies 2018. Persoonsgegevens van nabestaanden en/of contactpersonen voor de registratie van grafrechten worden verwerkt zoals omschreven in het Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies 2018.
Gegevens van overleden personen zijn geen persoonsgegevens in de zin van de AVG. Zorgvuldige en integere omgang met gegevens en/of foto’s van overledenen vraagt niettemin om overleg met de nabestaanden.
De ledenadministratie van de parochie krijgt van de gemeente geen verhuizingen of andere wijzigingen in persoonlijke gegevens aangeleverd. Men is zelf verantwoordelijk voor het doorgeven hiervan als het relevant is voor de administratie. Dat kan door een mailtje, briefje of telefoontje naar het secretariaat.
Het bisdom Haarlem-Amsterdam heeft een App ontwikkeld, genaamd “MIJN RKK“ waarin men zelf de eigen persoonsgegevens kan beheren. Men vindt de App in de App-store; waarschijnlijk vanaf oktober 2018 zal er in onze kerk mee gewerkt kunnen worden.
Op de website van het bisdom Haarlem-Amsterdam staan twee web-adressen waar verdere informatie te vinden is: www.rkk-avg.nl en www.rkkerk.nl/praktische-informatie-voorbisdomparochie/avg .
Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van de Personele Unie van de samenwerkende parochies in Castricum, Heemskerk en Uitgeest van 19 juli 2018,
Deken Ton Cassee Pastoor
Kaleab Masresha Shiferaw